TL;DR
Yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohta edellyttää säilytyksen rajoittamista. CNIL jakaa periaatteen kolmeen vaiheeseen: aktiivinen kanta (tarkoituksen saavuttamiseen tarvittava aika), välivaiheen arkistointi (asia päätetty mutta hallinnollinen intressi tai lakisääteinen velvoite jäljellä — pakollisena fyysinen tai looginen erottelu) ja pysyvä arkistointi (käsittely yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin). Toimialakohtaiset viitekehykset antavat määräaikoja: sitovia siellä missä säädös ne asettaa, suositeltuja muutoin. Suositeltujen soveltaminen luo olettaman vaatimustenmukaisuudesta; niistä poikkeaminen on sallittua, kunhan valinta dokumentoidaan.
Yksi tieto, kolme elämää
Aktiivinen kanta on se aika, joka tarvitaan keräämisen oikeuttaneen tarkoituksen toteuttamiseen. Siellä tiedot ovat saatavilla operatiivisten yksiköiden välittömässä työympäristössä: henkilöstöhallinto rekrytoinnissa, myynti asiakkaan kohdalla. CNIL:n esimerkki on valitsematta jäänyt hakija, jonka tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta, ellei poistoa pyydetä.
Välivaiheen arkistointi alkaa, kun asia on päätetty. Tiedot eivät enää palvele tavoitetta, mutta niihin liittyy hallinnollinen intressi — mahdollisen riidan hoitaminen — tai ne vastaavat lakisääteiseen velvoitteeseen: laskutustietoja säilytetään kauppalain nojalla kymmenen vuotta, vaikka henkilö ei enää olisi asiakas. Tässä vaiheessa niitä saa katsoa vain yksittäin ja perustellusti, ja vain erikseen valtuutetut henkilöt.
Pysyvä arkistointi koskee ainoastaan käsittelyä yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin. Toisin kuin aktiivinen kanta, kaksi viimeistä vaihetta eivät ole itsestäänselviä: niiden tarpeellisuus arvioidaan käsittelykohtaisesti, ja kummassakin on tehtävä valinta tietojen välillä.
Lause jonka kaikki ohittavat
”Jos välivaiheen arkistointi on tarpeen ja perusteltu, se on erotettava aktiivisesta kannasta.” Erottelu on fyysinen — tiedot siirretään omaan arkistokantaan, johon pääsevät vain valtuutetut — tai looginen: tiedot jäävät paikoilleen mutta eristetään käyttöoikeuksien rajoituksella, joka tekee niistä saavuttamattomia niille, joilla ei enää ole intressiä käsitellä niitä. Seloste, joka ilmoittaa kymmenen vuoden säilytyksen samalla kun tiedot ovat CRM:ssä koko myyntitiimin näkyvissä, ei kuvaa välivaiheen arkistointia: se kuvaa kymmentä vuotta aktiivista kantaa, mikä on eri asia ja harvoin perusteltavissa.
- Sama tieto voi kuulua kahteen eri käsittelyyn kahdella eri määräajalla: sen arkistointi tai poisto toisessa ei estä käyttöä toisessa.
- Kun säädös asettaa määräajan, se pätee — Ranskan työlain art. L3243-4 velvoittaa työnantajan säilyttämään palkkalaskelman jäljennöksen viisi vuotta.
- CNIL:n viitekehykset kattavat terveydenhuollon tutkimuksen ulkopuolella, terveystutkimuksen, sosiaali- ja terveydenhuollon sektorin sekä henkilöstöhallinnon. Ne luettelevat vain yleisimmät käsittelyt: viitekehyksestä puuttuva käsittely ei ole käsittely ilman määräaikaa.
- Viitekehyksiin koottu sääntely koskee vain kansallista oikeutta: useaan valtioon sijoittautuneen yhtiön on tarkistettava muut sovellettavat lainsäädännöt.
”Lakisääteiset määräajat” ei ole säilytysaika
Se on selosteiden yleisin merkintä eikä kerro mitään: ei vaihetta, ei säädöstä, ei alkamishetkeä. Käyttökelpoinen säilytysaika koostuu kolmesta osasta — vaiheesta, vuosien tai kuukausien määrästä ja siitä viittauksesta johon se perustuu, säädöksestä tai valvontakäytännöstä. Ilman kolmatta kukaan ei voi tarkistaa ensimmäistä, eikä tarkistuskelvoton seloste suojaa laatijaansa: se dokumentoi hänen likimääräisyytensä.
CNIL:n käytännön opas laadittiin yhdessä Ranskan ministeriöiden yhteisen arkistopalvelun kanssa juuri siksi, että tietosuoja-asetus ja kulttuuriperintölaki eivät sano samaa ja julkisen toimijan on täytettävä molemmat. Käsittelyille, joille laki ei aseta määräaikaa, opas tarjoaa analyysirungon joka lähtee tarkoituksesta — ja se koskee useimpia käsittelyjä, eli juuri sitä työtä jota viitekehys ei tee puolestasi.
Etsitkö työkalua tietosuojavastaavan työhösi?
DPO Workspace on sertifioidun tietosuojavastaavan rakentama. 30 päivää maksutta.
Aloita maksutta
