TL;DR
Valitsematta jääneiden hakijoiden tiedot poistetaan viimeistään neljän viikon kuluttua menettelyn päättymisestä. Aktiivisella suostumuksella aikaa voi olla enintään vuosi. Määräaika koskee koko kansiota: ansioluetteloa, hakemuskirjettä, haastattelumuistiinpanoja, arvioinnin tuloksia ja sähköpostinvaihtoa. Palkatun osalta alkaa toinen järjestelmä, ja siinä henkilöllisyystodistuksen kopiolla on oma viiden vuoden määräaika työsuhteen päättymisvuoden lopusta.
Neljä viikkoa, ja kaikki mitä siihen kuuluu
Alankomaiden valvontaviranomainen lähtee enintään neljästä viikosta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Se on lyhyin määräaika jota mikään eurooppalainen viranomainen tässä asiassa soveltaa, eikä se ole vapaaehtoinen: kun hylätty hakija kantelee, se tarkistetaan ensimmäisenä, koska se todetaan ilman minkäänlaista selvitystä.
Yleensä pettää ei määräaika vaan sen laajuus. Se kattaa kaikki menettelyn tiedot: ansioluettelon, hakemuksen, haastattelun muistiinpanot, arvioinnin tuloksen ja kirjeenvaihdon hakijan kanssa. Organisaatio joka poistaa ansioluettelon järjestelmästä mutta jättää haastattelumuistiot jaettuun kansioon ei ole täyttänyt velvoitetta — ja juuri ne muistiot ovat usein koko kansion arkaluonteisimmat asiakirjat.
Kykypankki on toinen käsittely
Hakijan säilyttäminen tulevia paikkoja varten on mahdollista enintään vuoden, mutta vain jos hakija on antanut aktiivisen suostumuksen. Aktiivinen tarkoittaa kysyttyä ja vastattua. Valmiiksi rastitettu ruutu hakulomakkeen alalaidassa ei ole suostumus, eikä hakija joka ei koskaan vastannut pyyntöön ole kykypankissa vaan rekisterissä ilman perustetta.
Pankki on lisäksi eri käsittely kuin itse rekrytointi: eri tarkoitus, eri peruste, eri määräaika. Se joka kirjaa sen selosteen samalle riville saa neljä viikkoa katoamaan ilman että kukaan on niin päättänyt.
- Määräaika kuluu MENETTELYN PÄÄTTYMISESTÄ, ei yksittäisen hakijan hylkäämisestä: kaksi kuukautta venyvä rekrytointi pitää ensimmäisenä hylätyt kansiossa koko sen ajan.
- Palkatun osalta asiakirjat siirtyvät henkilöstökansioon, mutta eivät kaikki: se mikä valinnassa kerättiin laillisesti eikä ole tarpeen työsuhteen kannalta on eroteltava eikä siirrettävä mukana.
- Henkilöllisyystodistuksen kopio on sitä vastoin säilytettävä vähintään viisi vuotta työsuhteen päättymisvuoden lopusta. Se on kansion ainoa osa jolla on oma, pidempi määräaika.
- Henkilöllisyystodistuksen kopioiminen taholta joka EI ole työnantaja — esimerkiksi henkilöstövuokrausyritys hakuvaiheessa — on eri asia eikä pääsääntöisesti sallittua.
Henkilöstökansio ei ole yksi kokonaisuus
Yhden määräajan asettaminen koko kansiolle on aina väärin, ja väärin kahteen suuntaan yhtä aikaa. Palkkahallinto on säilytettävä seitsemän vuotta Alankomaiden verolain 52 artiklan nojalla. Henkilöllisyystodistuksen kopio viisi vuotta päättymisvuoden lopusta. Muun osalta viranomainen viittaa kahteen vuoteen lähdön jälkeen ohjenuorana. Seitsemän vuotta kaikelle säilyttää arviointipöytäkirjan viisi vuotta liian pitkään; kaksi vuotta kaikelle tuhoaa palkkatiedot viisi vuotta liian aikaisin.
Käytännön seuraus käsittelytoimien selosteelle: riviä ”henkilöstökansio” ei ole olemassa. Rivejä on kolme, kolmella määräajalla ja kolmella oikeusperusteella, ja niiden yhdistäminen tuottaa selosteen joka näyttää täydelliseltä ja on kahdelta kolmasosaltaan väärä.
Etsitkö työkalua tietosuojavastaavan työhösi?
DPO Workspace on sertifioidun tietosuojavastaavan rakentama. 30 päivää maksutta.
Aloita maksutta
