Kuinka kauan henkilöstöasiakirjoja säilytetään Puolassa: kymmenen vai viisikymmentä vuotta — ja miksi yksi päivämäärä ratkaisee

Miksi yksi ainoa luku selosteessa on aina väärä

Vuoden 2018 tammikuun 10. päivän uudistus lyhensi henkilöstöasiakirjojen säilytyksen viidestäkymmenestä vuodesta kymmeneen, muttei kaikille yhtä aikaa. Syntyi kolme työntekijäryhmää, joista kullakin on oma määräaikansa ja oma alkamishetkensä. Käytännössä ”10 vuotta” säilytyssarakkeessa on oikein yhdelle ryhmälle, väärin toiselle ja ehdollinen kolmannelle.

Niihin jotka on otettu palvelukseen 1. tammikuuta 2019 alkaen sovelletaan työlain 94 artiklan 9b kohdan perussääntöä: asiakirjoja säilytetään työsuhteen ajan ja kymmenen vuotta sen kalenterivuoden lopusta jona työsuhde päättyi. Määräaika kuluu vuoden lopusta eikä päättymispäivästä: tammikuussa päättyvän sopimuksen kohdalla tämä on lähes yksitoista vuotta.

Niihin jotka on otettu palvelukseen ennen 1. tammikuuta 1999 sovelletaan viittäkymmentä vuotta, laskettuna päättymisPÄIVÄSTÄ. Muutos ei koske vain lukua vaan laskutapaa: viidenkymmenen vuoden järjestelmässä ei pyöristetä vuoden loppuun. Tätä ryhmää ei voi lyhentää, raportti ei ulotu siihen.

Keskimmäinen ryhmä: lyhennys joka on ansaittava

Niihin jotka on otettu palvelukseen 1. tammikuuta 1999 ja 31. joulukuuta 2018 välillä sovelletaan lähtökohtaisesti viittäkymmentä vuotta. Lyhennys kymmeneen tapahtuu vain, jos työnantaja toimittaa ensin ZUS OSW -ilmoituksen ja sitten ZUS RIA -tietoraportin. Ja tässä on ansa joka kaataa useimmat selosteet: toimituksen jälkeen määräaika kuluu sen kalenterivuoden lopusta jona RAPORTTI TOIMITETTIIN — ei työsuhteen päättymisestä.

Työntekijälle joka lähti vuonna 2005 ja jonka raportti toimitettiin vuonna 2021, määräaika päättyy vuoden 2031 lopussa. Toimituspäivästä tulee siten tieto, jota ilman poistohetkeä ei voi lainkaan laskea, ja se on säilytettävä kansion mukana — mikä on itsessään käsittelyä, joka kuuluu selosteeseen.

• Raportin toimittamatta jättäminen ei ole neutraali laiminlyönti: se ratkaisee neljäkymmentä lisävuotta henkilötietojen säilytystä. Säilytyksen rajoittamisen alla se vaatii perustellun päätöksen, ei vaikenemista.
• Vuodesta 2019 työaikakirjanpito on osa henkilöstöasiakirjoja ja jakaa niiden määräajan. Aiemmin sillä oli oma, lyhyempi määräaika, ja sen jäänne on yhä monessa selosteessa.
• Palkkalistoilla ja palkkakorteilla on kirjanpitolaissa viiden vuoden vähimmäisaika, mutta todellisen määräajan asettavat eläkesäännökset eli sama kymmenen tai viisikymmentä. ”5 vuotta” näyttää oikealta ja on virhe.
• Kansion D-osalla on oma, lyhyempi kohtalonsa: jäljennös järjestysrangaistusta koskevasta ilmoituksesta poistetaan vuoden moitteettoman työn jälkeen suoraan lain nojalla. Yhdessä yhdistetyssä PDF-tiedostossa tuo poisto ei ole toteutettavissa.

Käytännön johtopäätös käsittelytoimien selosteelle: henkilöstöasiakirjojen säilytysaikasarakkeessa ei voi olla lukua. Siinä on oltava sääntö — palvelukseenottopäivä kriteerinä, ZUS-raportin tila ehtona ja menettelyjen tarkistus keskeyttämisperusteena. Seloste jossa lukee ”10 vuotta” kuvaa kolmanneksen todellisuudesta ja näyttää samalla täydelliseltä, mikä on pahempaa kuin aukko.