TL;DR
1.1.2025 alkaen: tositteet kahdeksan vuotta (§ 147 mom. 3 AO, § 257 mom. 4 HGB), laskut kahdeksan vuotta (§ 14b mom. 1 UStG). Ennallaan kymmenen vuotta: kauppakirjat, inventaarit, avaustaseet, tilinpäätökset — ja arvonlisäverolain 22 §:n 1 momentin merkinnät, minkä Saksan valtiovarainministeriö vahvisti nimenomaisesti 8. heinäkuuta 2025. Vastaanotetut ja lähetetyt liikekirjeet pysyvät kuudessa.
Mitä BEG IV muutti ja mitä ei
Neljäs keventämislaki tuli voimaan 1. tammikuuta 2025 ja lyhensi tositteiden säilytysajan kymmenestä kahdeksaan vuoteen. Sama lyhennys koskee arvonlisäverotuksessa laskuja. Lyhennettyä määräaikaa sovelletaan ensimmäisen kerran tositteisiin, joiden vanhan lain mukainen määräaika ei ollut vielä päättynyt 31. joulukuuta 2024.
Se mitä laki ei koskenut on samassa momentissa rivin ylempänä: kauppakirjat, inventaarit, avaustaseet, tilinpäätökset sekä erillis- ja konsernitilinpäätökset pysyvät kymmenessä vuodessa. Liikekirjeet pysyvät kuudessa. Kolme määräaikaa siellä missä niitä ennen oli kaksi, asiakirjoilla jotka ovat samassa arkistossa.
Poikkeus jonka lainsäätäjä ohitti
Pykälän 14b UStG lyhennys koskee laskuja. Se ei koske 22 §:n 1 momentin merkintöjä eli niitä arvonlisäverokirjauksia, joihin laskut perustuvat. Valtiovarainministeriö kirjasi tämän 8. heinäkuuta 2025 päivättyyn kirjeeseensä: nämä merkinnät säilytetään edelleen kymmenen vuotta.
Syntyy asetelma, jota mikään vuonna 2023 kirjoitettu poistosuunnitelma ei tunne: laskun saa poistaa kahdeksan vuoden kuluttua, sen taustalla olevan merkinnän vasta kymmenen. Molempien pitäminen samalla poistomatriisin rivillä tarkoittaa sen valitsemista, kumman virheen tekee.
- Kaksi vuotta liian pitkä säilytys ei ole vaaraton ylijäämä: se rikkoo 5 artiklan 1 kohdan e alakohtaa, ja se osuu arkistoon jossa on eniten asiakkaiden, toimittajien ja henkilöstön henkilötietoja.
- Kaksi vuotta liian aikainen poisto rikkoo säilytysvelvoitetta ja paljastuu vasta seuraavassa tarkastuksessa — jolloin sitä ei enää voi korjata.
- § 147 mom. 3 viides virke AO keskeyttää määräajan joka tapauksessa niin kauan kuin asiakirjoilla on merkitystä verolle, joka ei ole vanhentunut. Rutiini joka katsoo vain tositteen päivämäärää tuhoaa kesken tarkastuksen papereita, jotka olisi pitänyt esittää.
- Verkkolaskussa tulee lisäksi vaatimus säilyttää rakenteinen osa muuttumattomana alkuperäisessä muodossaan. Arkistoitu PDF näyttömuodosta ei täytä velvoitetta, vaikka se näyttäisi täydelliseltä.
Mitä nyt on tehtävä
Jaa poistosuunnitelma kolmeen ryhmään — kahdeksan, kymmenen, kuusi — yhden määräajan sijaan. Lisää ennen jokaista automaattista poistoa tarkastus- ja muutoksenhakutilanteen kysely. Ja päivää muutos: lainmuutos joka pakottaa rekisterinpitäjän toimimaan, on toteutettava osoitettavasti eikä hiljaisuudessa.
Nopea testi omalle selosteelle on yksi kysymys: onko säilytysaikasarakkeessa luku, vai lukeeko siinä mikä asiakirjatyyppi noudattaa mitäkin säännöstä? Jos siinä on vain luku, seloste ei kuvaa oikeustilaa vaan yksinkertaistusta, joka on 1. tammikuuta 2025 lähtien ollut väärä molempiin suuntiin.
Etsitkö työkalua tietosuojavastaavan työhösi?
DPO Workspace on sertifioidun tietosuojavastaavan rakentama. 30 päivää maksutta.
Aloita maksutta
