TL;DR
Kaksikymmentäyksi suuntaa-antavaa päivää työntekijöiden sähköpostin metatiedoille; kielto kysyä yli kymmenen vuotta sitten hoidetusta syövästä; velvollisuus säilyttää perustelu rahanpesuilmoitukselle, jota päätettiin OLLA tekemättä. Kolme selostekohtaa, joita lähes kukaan ei kirjoita.
Yksi: sähköpostin metatiedot, jotka toimittaja asettaa
Italian valvontaviranomaisen 6. kesäkuuta 2024 antama ohjeasiakirja mainitsee kaksikymmentäyksi päivää suuntaa-antavana säilytysaikana metatiedoille, joita sähköpostin hallintaohjelmat tuottavat — lähettäjä, vastaanottaja, päivä, kellonaika, koko. Ei sisältöä: lokit. Tämä on sääntö, jota rekisterinpitäjä useimmin rikkoo tietämättään, koska sitä rikkoo ostetun ohjelmiston oletusasetus: monet säilyttävät lokeja kuukausia tai vuosia, kukaan ei ole sitä valinnut, ja juuri siksi kukaan ei ole kirjannut sitä selosteeseen. Kahdenkymmenenyhden päivän ylittäminen ei ole ehdottomasti kielletty — asiakirja on luonteeltaan ohjaava, ja dokumentoidut tekniset tarpeet voivat sen oikeuttaa — mutta työntekijöiden asemaa koskevan lain 4 artikla pysyy voimassa silloin, kun säilytys mahdollistaa etävalvonnan.
Kaksi: syöpäunohdus ei ole säilytysaika vaan keräyskielto
Laki 193, annettu 7. joulukuuta 2023, kieltää kysymästä syöpäsairauksista, joiden aktiivinen hoito päättyi ilman uusiutumista yli kymmenen vuotta sitten; viisi vuotta, jos sairaus ilmeni ennen kahdenkymmenenyhden vuoden ikää. Se koskee pankki-, rahoitus- ja vakuutussopimuksia, adoptiota ja julkisia valintamenettelyjä. Kysely, jossa kysytään «onko teillä koskaan ollut syöpää» ilman aikarajaa, on lainvastainen jo lähtökohtaisesti, eikä mikään säilytysaika tee siitä laillista. Ministeriön 22. maaliskuuta 2024 antama asetus yksilöi lisäksi sairaudet, joissa oikeus syntyy aiemmin kuin kymmenessä vuodessa: yleisen määräajan soveltaminen kaikkiin on silti rikkomus.
Kolme: sen kansio, joka EI ilmoittanut
Asetuksen 231/2007 35 artikla velvoittaa ilmoittamaan epäilyttävästä liiketoimesta. Selosteista puuttuu toinen puoli: päätöstä edeltävä selvitys ja perustelu sisäiselle arkistoinnille silloin, kun ilmoitusta ei lähetetä. Kansio sisältää arvion tunnistetusta henkilöstä — epäilyn, joka on arvioitu ja hylätty — ja se on arkaluonteisempi kuin itse ilmoitus, koska se jää sisäiseksi eikä sitä kata se luottamuksellisuus, jonka laki antaa lähetetylle ilmoitukselle. On kirjattava, kuka siihen pääsee ja kuinka kauan se säilyy.
- Yhteistä: yksikään kolmesta ei synny päätöksestä kerätä tietoja. Lokit ovat jo olemassa, kysely on lakia vanhempi, kansio on kielteisen päätöksen jäännös.
- Mitä tarkastuksessa tapahtuu: nämä ovat todellisia rekistereitä, joita seloste ei kuvaa, eikä puuttuminen ole muodollinen unohdus — se tarkoittaa, ettei kukaan ole asettanut määräaikaa, eikä siis kukaan poista.
- Mistä aloittaa: kysy sähköpostitoimittajalta, kuinka kauan lokeja säilytetään, lue terveyskyselyt uudelleen, avaa laatikko, jossa ovat arkistoidut rahanpesuarviot.
Yhteinen lanka
Käsittelyseloste kuvaa sen, mitä organisaatio on päättänyt tehdä. Nämä kolme rekisteriä ovat olemassa ilman että kukaan on niistä päättänyt: ne loi oletusasetus, peritty lomake, menettely joka tuottaa paperia silloinkin kun se päättyy kieltoon. Siellä seloste vanhenee — ei niissä toimissa, jotka joku on suunnitellut.
Kaikki kolme ovat nyt italialaisessa säilytysmatriisissa, lähde mainittuna ja vahvistustila ilmoitettuna kohta kohdalta.
Etsitkö työkalua tietosuojavastaavan työhösi?
DPO Workspace on sertifioidun tietosuojavastaavan rakentama. 30 päivää maksutta.
Aloita maksutta
