TL;DR per il DPO
Il diritto di accesso non si blocca dicendo 'ci sono i dati di un altro'. Va cercata la soluzione che soddisfa l'interessato limitando l'impatto sui terzi: qui, la trascrizione con oscuramento dei dati identificativi dell'operatore. Il diniego totale e' l'ultima opzione, non la prima.
I tre punti che contano
- La presenza di dati di terzi non e' una causa automatica di rifiuto: l'art. 15, par. 4, tutela i diritti altrui ma impone di valutarli in concreto, non di invocarli come formula.
- Il formato puo' cambiare: la richiesta e' stata ritenuta soddisfacibile con la trascrizione al posto del file audio. Un dato interessante in pratica, perche' consegnare una trascrizione oscurata e' spesso piu' semplice che manipolare un file audio.
- Pesa il contesto: la conversazione avveniva in ambito professionale e riguardava un contratto di fornitura. La riservatezza dell'operatore, che parlava nell'esercizio delle proprie mansioni, non copre il contenuto della telefonata.
Cosa fare adesso, in pratica
Per i clienti che registrano telefonate (call center, assistenza, telemarketing, prenotazioni): 1) verifica che la procedura di riscontro alle richieste di accesso preveda espressamente le registrazioni audio, non solo i documenti; 2) definisci in anticipo COME si consegna: trascrizione con oscuramento e' la strada indicata; 3) stabilisci chi materialmente esegue l'oscuramento e in quanto tempo, cosi' da restare nel mese dell'art. 12.3; 4) rivedi l'informativa: deve dire che le conversazioni sono registrate, per quali finalita' e per quanto si conservano; 5) forma gli operatori del servizio clienti su come inoltrare la richiesta invece di respingerla al telefono.
Perche' conta per i tuoi clienti
Quasi tutte le aziende con un servizio clienti registrano le chiamate, e quasi nessuna ha previsto cosa fare quando qualcuno chiede di riascoltarle. Il riflesso e' negare. Questo provvedimento dice che non basta: serve una procedura, e serve prima che arrivi la richiesta. E' una verifica rapida che evita un reclamo facilissimo da fondare.
Fonte ufficiale:Garante per la protezione dei dati personali - procedimento nei confronti di Enel Energia S.p.A., newsletter n. 549 del 16 luglio 2026Stai cercando un gestionale per il tuo lavoro di DPO?
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