TL;DR
I dati dei candidati non assunti si cancellano entro quattro settimane dalla fine della procedura. Con un consenso attivo si può arrivare a un anno. Il termine vale sull'intero fascicolo: curriculum, lettera di motivazione, verbale del colloquio, esiti dell'assessment e scambio di mail. Per chi viene assunto comincia un regime diverso, e lì la copia del documento d'identità ha un termine proprio di cinque anni dalla fine dell'anno solare di cessazione.
Quattro settimane, e che cosa ci finisce dentro
L'Autoriteit Persoonsgegevens indica un massimo di quattro settimane dopo la chiusura della procedura. È il termine più breve che un'autorità europea applichi su questo punto, e non è facoltativo: quando un candidato respinto presenta un reclamo, è la prima cosa che viene controllata, perché si accerta senza bisogno di alcuna istruttoria.
Quello che va storto di solito non è la durata ma il perimetro. Riguarda tutti i dati della procedura: il curriculum, la lettera, gli appunti del colloquio, l'esito di un assessment e la corrispondenza con il candidato. Un'organizzazione che toglie il curriculum dal gestionale e lascia i verbali dei colloqui in una cartella condivisa non ha adempiuto — e quei verbali sono spesso i documenti più delicati dell'intero fascicolo.
La banca candidati è un secondo trattamento
Conservare un candidato per posizioni future è possibile fino a un anno, ma solo se il candidato ha dato un consenso attivo. Attivo vuol dire chiesto e risposto. Una casella già spuntata in fondo al modulo non è un consenso, e un candidato che non ha mai risposto alla richiesta non sta nella banca candidati: sta in un archivio senza base giuridica.
La banca è inoltre un trattamento diverso dalla selezione: altra finalità, altra base, altro termine. Chi la mette nella stessa riga del registro fa sparire le quattro settimane senza che nessuno abbia deciso di farle sparire.
- Il termine parte dalla FINE DELLA PROCEDURA, non dal rifiuto del singolo candidato: una selezione che si trascina due mesi tiene nel fascicolo anche i primi respinti per tutto quel tempo.
- Per chi viene assunto i documenti passano nel fascicolo del personale, ma non tutti: quello che in selezione è stato raccolto legittimamente e non serve al rapporto di lavoro va scartato, non portato dentro.
- La copia del documento d'identità va invece conservata almeno cinque anni dalla fine dell'anno solare di cessazione. È l'unica parte del fascicolo con un termine proprio più lungo del resto.
- Copiare un documento d'identità da parte di chi NON è datore di lavoro — un'agenzia in fase di ricerca, per esempio — è un'altra cosa e di regola non è ammesso.
Il fascicolo del personale non è un blocco unico
Mettere un solo termine su tutto il fascicolo è sempre sbagliato, e in due direzioni insieme. L'amministrazione delle retribuzioni deve stare sette anni per l'art. 52 AWR. La copia del documento cinque anni dalla fine dell'anno di cessazione. Per il resto l'autorità indica due anni dalla cessazione. Chi mette sette su tutto conserva il verbale di valutazione cinque anni di troppo; chi mette due su tutto distrugge i dati retributivi con cinque anni di anticipo.
La conseguenza pratica per il registro dei trattamenti: la riga «fascicolo del personale» non esiste. Sono tre righe, con tre termini e tre basi giuridiche, e chi le fonde ottiene un registro che sembra completo ed è sbagliato per due terzi.
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