Quanti anni si conservano i fascicoli del personale in Polonia: dieci o cinquanta — e perché dipende da una sola data

Perché un numero solo nel registro è sempre falso

La riforma del 10 gennaio 2018 ha ridotto la conservazione della documentazione del personale da cinquanta anni a dieci, ma non per tutti insieme. Si sono formati tre gruppi di lavoratori, ciascuno con il proprio termine e il proprio punto di partenza. In pratica «10 anni» nella colonna della conservazione è vero per un gruppo, falso per il secondo e condizionato per il terzo.

Per chi è stato assunto dal 1° gennaio 2019 vale la regola base dell'art. 94, punto 9b del codice del lavoro: la documentazione si conserva per la durata del rapporto e per dieci anni dalla fine dell'anno solare in cui il rapporto è cessato. Il termine decorre dalla fine dell'anno, non dal giorno della risoluzione: per un contratto che finisce a gennaio fanno quasi undici anni.

Per chi è stato assunto prima del 1° gennaio 1999 valgono cinquanta anni, contati dal GIORNO della cessazione. Cambia non solo il numero ma il modo di contare: nel regime cinquantennale non c'è l'arrotondamento a fine anno. Questo gruppo non può essere accorciato, il raport non lo riguarda.

Il gruppo di mezzo: una riduzione che va guadagnata

Per chi è stato assunto fra il 1° gennaio 1999 e il 31 dicembre 2018 valgono di default cinquanta anni. La riduzione a dieci scatta se il datore deposita prima la dichiarazione ZUS OSW e poi il raport informacyjny ZUS RIA. E qui c'è la trappola che ribalta la maggior parte dei registri: dopo il deposito il termine decorre dalla fine dell'anno solare in cui IL RAPPORTO È STATO DEPOSITATO — non dalla cessazione del rapporto di lavoro.

Per un dipendente uscito nel 2005 e il cui raport è stato depositato nel 2021, il termine scade a fine 2031. La data di deposito diventa quindi un dato senza il quale non si può nemmeno calcolare il momento della cancellazione, e va conservata insieme al fascicolo — il che è a sua volta un trattamento da iscrivere nel registro.

• Non depositare il raport non è un'omissione neutra: decide quarant'anni in più di conservazione di dati personali. Con il principio di limitazione della conservazione serve una decisione consapevole e motivata, non un silenzio.
• Dal 2019 la rilevazione dell'orario di lavoro fa parte della documentazione del personale e ne segue il termine. Prima aveva un termine proprio più breve: il residuo di quella disciplina è ancora in molti registri.
• Le buste paga e le schede retributive hanno nella legge contabile un minimo di cinque anni, ma il termine vero lo fissano le norme previdenziali, cioè lo stesso dieci/cinquanta. Scrivere «5 anni» sembra corretto ed è sbagliato.
• La parte D del fascicolo ha un destino proprio e più corto: la copia della comunicazione della sanzione disciplinare si elimina dopo un anno di lavoro irreprensibile, d'ufficio. In un PDF unico quell'operazione non è eseguibile.

La conclusione pratica per il registro dei trattamenti: la colonna del termine di conservazione della documentazione del personale non può contenere un numero. Deve contenere una regola — la data di assunzione come criterio, lo stato del raport ZUS come condizione, la verifica dei procedimenti come causa di sospensione. Un registro con scritto «10 anni» descrive un terzo della realtà e sembra completo, che è peggio di una lacuna.