TL;DR
Dal 1.1.2025: giustificativi contabili otto anni (§ 147, comma 3 AO; § 257, comma 4 HGB), fatture otto anni (§ 14b, comma 1 UStG). Restano dieci anni: libri commerciali, inventari, bilanci d'apertura, bilanci d'esercizio — e le registrazioni del § 22, comma 1 UStG, come il BMF ha precisato l'8 luglio 2025. Restano sei anni le lettere commerciali ricevute e spedite.
Cosa ha cambiato il BEG IV, e cosa no
Il quarto Bürokratieentlastungsgesetz è entrato in vigore il 1° gennaio 2025 e ha portato il termine di conservazione dei giustificativi contabili da dieci a otto anni. La stessa riduzione vale ai fini IVA per le fatture. Il termine accorciato si applica per la prima volta ai documenti il cui termine, secondo la disciplina previgente, non era ancora scaduto al 31 dicembre 2024: i giustificativi del 2014 e precedenti erano già liberi comunque.
Quello che la legge non ha toccato sta nello stesso comma, una riga più sopra: libri commerciali, inventari, bilanci d'apertura, bilanci d'esercizio, bilanci individuali e consolidati restano a dieci anni. Le lettere commerciali ricevute e spedite restano a sei. Tre termini dove prima ce n'erano due, su documenti che stanno nello stesso archivio.
L'eccezione che il legislatore ha saltato
La riduzione del § 14b UStG riguarda le fatture. Non riguarda le registrazioni del § 22, comma 1 UStG, cioè le scritture IVA su cui le fatture si fondano. Il BMF lo ha messo nero su bianco nella lettera dell'8 luglio 2025: quelle registrazioni si conservano ancora per dieci anni.
Il risultato è una configurazione che nessun piano di cancellazione scritto nel 2023 conosce: la fattura si può cancellare dopo otto anni, la registrazione da cui deriva solo dopo dieci. Chi tiene le due cose sulla stessa riga della matrice di cancellazione sceglie necessariamente uno dei due errori.
- Conservare due anni di troppo non è un'eccedenza innocua: è una violazione dell'art. 5, par. 1, lett. e) GDPR, e colpisce l'archivio con più dati personali di clienti, fornitori e dipendenti.
- Cancellare due anni in anticipo è una violazione dell'obbligo di conservazione che si scopre alla verifica successiva — e a quel punto non è più sanabile.
- Il § 147, comma 3, quinta frase AO sospende comunque il termine finché i documenti rilevano per imposte non ancora decadute. Una routine che guarda solo la data del documento distrugge, durante una verifica in corso, carte che andrebbero esibite.
- Per la fattura elettronica si aggiunge che la parte strutturata va conservata nella forma originaria, immutata. Un PDF archiviato del formato di visualizzazione non assolve l'obbligo, anche se a vederlo sembra esserci tutto.
Cosa fare adesso, concretamente
Dividere il piano di cancellazione nei tre gruppi — otto, dieci, sei — invece che su un termine unico. Inserire, prima di ogni cancellazione automatica, una verifica dello stato di verifiche fiscali e contenziosi. E datare il passaggio: una modifica normativa che obbliga il titolare ad agire va attuata in modo dimostrabile, non in silenzio.
La prova del nove sul proprio registro è una domanda sola: nella colonna «termine di conservazione» c'è un numero, oppure c'è scritto quale tipo di documento segue quale norma? Se c'è solo un numero, il registro non descrive il diritto vigente ma una semplificazione che dal 1° gennaio 2025 è sbagliata in entrambe le direzioni.
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