L'adempimento che si dimentica
Il canale interno va attivato 'sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali' (art. 4 D.Lgs. 24/2023, che rinvia all'art. 51 D.Lgs. 81/2015). Il confronto ha carattere informativo - non serve un accordo - ma va fatto e va documentato. Ometterlo rende la procedura non conforme a prescindere dalla qualita' tecnica del canale.
I tre punti che contano
- Non serve il consenso del sindacato, serve averlo sentito: si comunica formalmente (anche via PEC) l'attivazione o l'aggiornamento del canale, allegando l'atto organizzativo e indicando un termine entro cui chiedere un incontro. Se non arrivano richieste, la fase si intende conclusa.
- Vale anche per gli aggiornamenti: le Linee guida precisano che le organizzazioni vanno sentite non solo alla prima attivazione, ma anche in caso di modifiche sostanziali della procedura. Chi ha cambiato piattaforma o gestore negli ultimi mesi dovrebbe verificare di averlo fatto.
- Il rischio e' doppio: sanzione ANAC per procedura non conforme e possibile segnalazione al Garante da parte delle stesse organizzazioni, se ritengono che il processo comprometta la riservatezza dei potenziali segnalanti.
Cosa fare adesso, in pratica
Per i clienti soggetti al D.Lgs. 24/2023 (50+ dipendenti, o enti con MOG 231): 1) recupera la prova documentale del confronto sindacale svolto all'attivazione: se non esiste, sanala ora con una comunicazione formale; 2) se la procedura e' stata modificata dopo l'attivazione, ripeti l'informativa; 3) archivia PEC, atto organizzativo e verbale dell'eventuale incontro insieme alla documentazione whistleblowing; 4) verifica che l'atto organizzativo disciplini i casi di conflitto di interessi del gestore e la sua sostituzione in caso di assenza prolungata.
Perche' conta per i tuoi clienti
E' il classico adempimento che nessuno ricorda perche' non riguarda la tecnologia: si compra la piattaforma, si scrive la procedura, e ci si dimentica del passaggio sindacale. Per il DPO e' una verifica rapida che protegge il cliente da una contestazione formale facilissima da muovere e altrettanto facile da evitare. Nota di perimetro: il whistleblowing ex D.Lgs. 24/2023 e' cosa distinta dal canale di segnalazione privacy verso il DPO, che risponde a finalita' e regole proprie.
Fonte ufficiale:ANAC - Linee guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione; D.Lgs. 24/2023, artt. 4 e 21Stai cercando un gestionale per il tuo lavoro di DPO?
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