TL;DR voor de FG
Drie cumulatieve voorwaarden: rechtvaardiging en proportionaliteit, raadpleging van de personeelsvertegenwoordiging, voorafgaande informatie. Ontbreekt er één, dan is het middel onrechtmatig, ook al zijn de andere twee perfect. En de werkgever moet kunnen BEWIJZEN dat de analyse is gedaan: voor een toezichthouder heeft een niet-vastgelegde analyse nooit plaatsgevonden.
De controlebevoegdheid bestaat, maar is niet onbegrensd
De CNIL erkent eerst het werkgeversgezag: de werkgever moet nagaan of de opgedragen taken goed worden uitgevoerd en de veiligheid waarborgen van de zaken en personen waarvoor hij verantwoordelijk is. De middelen kunnen betrekking hebben op werkmiddelen (telefoon, computer, bedrijfsauto), toegang tot gebouwen en tijdregistratie, en cameratoezicht op het werk. Maar die bevoegdheid mag niet buitensporig worden uitgeoefend.
Het aanknopingspunt is artikel L.1121-1 van het Franse arbeidswetboek: niemand mag beperkingen opleggen aan de rechten van personen die niet gerechtvaardigd zijn door de aard van de te verrichten taak en niet evenredig zijn aan het nagestreefde doel. Uit dat beginsel leidt het Franse Hof van Cassatie sinds 2001 af dat de werknemer ook op het werk recht heeft op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer.
De twee voorwaarden waarop middelen sneuvelen
Hier struikelt de werkgever
De discussie gaat bijna altijd over proportionaliteit. Maar de CNIL noemt drie CUMULATIEVE voorwaarden, en de andere twee zijn procedureel: voorafgaande raadpleging van de personeelsvertegenwoordiging - de ondernemingsraad in private bedrijven vanaf 50 werknemers, het sociaal comité bij publieke organisaties - en voorafgaande informatie aan de betrokkenen. Het voorbeeld van de CNIL is helder: een prikklok of cameratoezicht plaatsen zonder voorafgaande raadpleging, in een bedrijf vanaf 50 werknemers, is onrechtmatig. Punt. Geen enkele proportionaliteit redt dat.
Wat proportioneel betekent, met de voorbeelden
De CNIL geeft een methode, geen formule: het doel en het bereik van de controle helder bepalen, de risico's voor de rechten van personen in kaart brengen, nagaan of er geen minder ingrijpend middel bestaat, en vaststellen welke gegevens strikt noodzakelijk zijn, hoe lang ze worden bewaard en wie er toegang toe heeft.
- Voortdurend toezicht is in het algemeen buitensporig. Met één leerzame uitzondering: permanente locatiebepaling van een noodvoertuig is proportioneel, omdat die niet dient om de werknemer te controleren maar om het dichtstbijzijnde team ter plaatse te sturen.
- Een keylogger bij iemand die thuiswerkt is onevenredig: hij kan zakelijke en persoonlijke informatie niet scheiden en plaatst de persoon onder voortdurend toezicht.
- Software die de leidinggevende op transparante wijze het aantal per kwartaal behandelde dossiers meldt, lijkt proportioneel: de frequentie staat niet gelijk aan voortdurend toezicht, en langere periodes geven het geleverde werk beter weer.
- Een middel dat voor één doel is ingevoerd mag geen ander, verborgen doel dienen: locatiebepaling van voertuigen om routes te optimaliseren mag niet stiekem dienen om de snelheid in realtime te controleren.
De bewijslast
De nuttigste passage is de laatste. De CNIL schrijft dat de werkgever de naleving van deze voorwaarden moet kunnen bewijzen, en preciseert wat: de stappen van de noodzakelijkheids- en proportionaliteitsanalyse, de levenscyclus van de verwerkte gegevens, de maatregelen voor informatie en voor de uitoefening van rechten. En zij voegt een praktische reden toe die zwaarder weegt dan de naleving zelf: vastleggen maakt het makkelijk de situatie opnieuw te beoordelen als er iets verandert.
Wat nu te doen, in de praktijk
1) Vraag voor elk controlemiddel bij uw cliënten drie dingen op: de schriftelijke proportionaliteitsanalyse, het verslag van de raadpleging van de personeelsvertegenwoordiging en de tekst van de verstrekte informatie. Ontbreekt het tweede, dan is het middel onrechtmatig, ongeacht de rest. 2) Zoek naar verborgen doeleinden: neem het verklaarde doel en vraag welke andere toepassingen het systeem technisch toelaat. Daar komen de klachten vandaan. 3) Controleer bij thuiswerk dat er geen doorlopende registratie is: keyloggers, periodieke schermopnamen, minuut-op-minuut activiteitsvolging. 4) Breng productiviteitscijfers naar langere periodes en maak ze zichtbaar voor de persoon: dat is precies het voorbeeld dat de CNIL proportioneel acht. 5) Zet bewaartermijnen van opnamen en de lijst van wie toegang heeft in het register van artikel 30: dat zijn de twee velden die bij inspecties leeg blijken.
Zoekt u een hulpmiddel voor uw dagelijkse werk als FG?
DPO Workspace is gebouwd door een gecertificeerde functionaris voor gegevensbescherming. 30 dagen gratis.
Gratis starten
