Hoe lang personeelsdossiers bewaren in Polen: tien of vijftig jaar — en waarom één datum dat beslist

Waarom één getal in het register altijd onjuist is

De hervorming van 10 januari 2018 bracht de bewaring van personeelsdocumentatie terug van vijftig naar tien jaar, maar niet voor iedereen tegelijk. Er ontstonden drie groepen werknemers, elk met een eigen termijn en een eigen startpunt. In de praktijk is “10 jaar” in de bewaarkolom juist voor één groep, onjuist voor de tweede en voorwaardelijk voor de derde.

Voor wie vanaf 1 januari 2019 in dienst kwam geldt de basisregel van art. 94 punt 9b van de arbeidswet: de documentatie wordt bewaard gedurende het dienstverband plus tien jaar vanaf het einde van het kalenderjaar waarin het eindigde. De termijn loopt vanaf het einde van het jaar, niet vanaf de dag van beëindiging: bij een contract dat in januari afloopt is dat bijna elf jaar.

Voor wie vóór 1 januari 1999 in dienst kwam geldt vijftig jaar, geteld vanaf de DAG van beëindiging. Niet alleen het getal verandert maar ook de telwijze: in het vijftigjarige regime is er geen afronding naar het jaareinde. Deze groep kan niet worden verkort, het rapport raakt haar niet.

De middelste groep: een verkorting die je moet verdienen

Voor wie tussen 1 januari 1999 en 31 december 2018 in dienst kwam geldt standaard vijftig jaar. De verkorting naar tien treedt alleen in als de werkgever eerst de verklaring ZUS OSW en daarna het informatierapport ZUS RIA indient. En hier zit de valkuil die de meeste registers omverwerpt: na indiening loopt de termijn vanaf het einde van het kalenderjaar waarin HET RAPPORT IS INGEDIEND — niet vanaf het einde van het dienstverband.

Voor een werknemer die in 2005 vertrok en van wie het rapport in 2021 werd ingediend, verstrijkt de termijn eind 2031. De indieningsdatum wordt daarmee een gegeven zonder welk het verwijdermoment niet te berekenen is, en het moet samen met het dossier bewaard worden — wat zelf een verwerking is die in het register thuishoort.

• Het rapport niet indienen is geen neutrale nalatigheid: het beslist over veertig extra jaren bewaring van persoonsgegevens. Onder de opslagbeperking vergt dat een gemotiveerd besluit, geen stilzwijgen.
• Sinds 2019 hoort de urenregistratie bij de personeelsdocumentatie en volgt zij die termijn. Voorheen had zij een eigen, kortere termijn, en het residu daarvan staat nog in veel registers.
• Loonlijsten en loonkaarten kennen in de boekhoudwet een ondergrens van vijf jaar, maar hun werkelijke termijn wordt bepaald door de pensioenregels, dus dezelfde tien-of-vijftig. “5 jaar” invullen ziet er juist uit en is fout.
• Deel D van het dossier heeft een eigen, korter lot: het afschrift van de mededeling van een ordemaatregel wordt van rechtswege verwijderd na een jaar onberispelijk werk. In één samengevoegde PDF is die verwijdering onuitvoerbaar.

De praktische conclusie voor het verwerkingsregister: de bewaarkolom voor personeelsdocumentatie mag geen getal bevatten. Zij moet een regel bevatten — de datum van indiensttreding als criterium, de status van het ZUS-rapport als voorwaarde en de procedurecontrole als opschortingsgrond. Een register met “10 jaar” beschrijft een derde van de werkelijkheid en oogt daarbij compleet, wat erger is dan een leemte.