TL;DR
Sinds 1.1.2025: boekingsstukken acht jaar (§ 147 lid 3 AO, § 257 lid 4 HGB), facturen acht jaar (§ 14b lid 1 UStG). Ongewijzigd tien jaar: handelsboeken, inventarissen, openingsbalansen, jaarrekeningen — en de vastleggingen van § 22 lid 1 UStG, wat het Duitse ministerie van Financiën op 8 juli 2025 uitdrukkelijk bevestigde. Ontvangen en verzonden handelsbrieven blijven op zes.
Wat de BEG IV wel en niet veranderde
De vierde wet tot vermindering van administratieve lasten trad op 1 januari 2025 in werking en bracht de bewaartermijn voor boekingsstukken van tien naar acht jaar. Dezelfde verkorting geldt btw-rechtelijk voor facturen. De verkorte termijn geldt voor het eerst voor stukken waarvan de termijn onder het oude recht op 31 december 2024 nog niet was verstreken.
Wat de wet niet heeft aangeraakt staat in hetzelfde lid, één regel hoger: handelsboeken, inventarissen, openingsbalansen, jaarrekeningen, enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekeningen blijven op tien jaar. Handelsbrieven blijven op zes. Drie termijnen waar er eerder twee waren, op stukken die in dezelfde archiefkast liggen.
De uitzondering die de wetgever oversloeg
De verkorting in § 14b UStG betreft facturen. Zij betreft niet de vastleggingen van § 22 lid 1 UStG, de btw-vastleggingen waarop die facturen rusten. Het ministerie van Financiën legde dat schriftelijk vast in zijn brief van 8 juli 2025: die vastleggingen moeten nog altijd tien jaar worden bewaard.
Zo ontstaat een situatie die geen enkel verwijderschema uit 2023 kent: de factuur mag na acht jaar weg, de vastlegging waaruit zij voortkomt pas na tien. Beide op dezelfde regel van de matrix houden betekent kiezen welke van de twee fouten je maakt.
- Twee jaar te lang bewaren is geen onschuldig overschot: het schendt art. 5, lid 1, onder e AVG, en het treft het archief met de meeste persoonsgegevens van klanten, leveranciers en personeel.
- Twee jaar te vroeg verwijderen schendt de bewaarplicht en komt pas bij de volgende controle aan het licht — en dan is het niet meer te herstellen.
- § 147 lid 3 vijfde volzin AO schort de termijn hoe dan ook op zolang de stukken van belang zijn voor nog niet verjaarde belastingen. Een routine die alleen naar de stukdatum kijkt, vernietigt midden in een controle stukken die overgelegd zouden moeten worden.
- Bij de e-factuur komt daarbij dat het gestructureerde deel onveranderd in de oorspronkelijke vorm bewaard moet blijven. Een gearchiveerde PDF van de leesbare weergave voldoet niet, hoe compleet die er ook uitziet.
Wat nu concreet te doen
Het verwijderschema opsplitsen in de drie groepen — acht, tien, zes — in plaats van één blanco termijn. Vóór elke automatische verwijdering een controle op de status van controles en bezwaren inbouwen. En de omschakeling dateren: een wetswijziging die de verwerkingsverantwoordelijke tot handelen dwingt, moet aantoonbaar zijn doorgevoerd, niet stilzwijgend.
De snelle toets op het eigen register is één vraag: staat er in de bewaarkolom een getal, of staat er welk documenttype onder welke bepaling valt? Staat er alleen een getal, dan beschrijft het register niet het recht maar een vereenvoudiging die sinds 1 januari 2025 in twee richtingen fout is.
Zoekt u een hulpmiddel voor uw dagelijkse werk als FG?
DPO Workspace is gebouwd door een gecertificeerde functionaris voor gegevensbescherming. 30 dagen gratis.
Gratis starten
